会議はムダ？

普段クライアントと話していると、依頼していた作業ができない言い訳として、「意味のない会議が多くて作業の時間がなかった」「無駄な会議が多くて効率が悪い」といったコメントをしばしば耳にします。

では、本当に会議は”意味がない”のでしょうか？

私の答えはYes＆Noです。

会議は意味がない

• 決定事項のない議論だけの会議: だらだらと議論が続き、結論が出ない会議は明らかに無駄です。
• 似たようなメンバーでの似たような議論: ほぼ同じメンバーで、似たようで少しだけ異なるトピックを議論する会議も非効率です。
• 情報共有だけの会議: 出席するだけで発言が求められず、情報共有だけが目的の会議は、メールや議事録で代替可能です。

さらに、会議は時間泥棒でもあります。出席する時間だけでなく、資料の準備や後処理にも時間がかかります。また、会議に前後して思考や作業が断絶されるため、元の状態に戻るまでにも時間が必要です。

会議は意味がある

• 意思決定の場として: 関係者が集まって議論し、透明性のある意思決定を行うことは非常に重要です。その意味で、会議は経営上もっとも重要なイベントといえます。
• マイルストーンとして: 会議をマイルストーンとして設定することで、計画的に物事を進めることが可能です。会議に向けての締め切りが効果的に機能します。

会議はできるだけ少なくすることが望ましいですが、意思決定や合意形成の場としては不可欠です。したがって、厳選された会議を効果的に行うことが大切です。また、会議の時間を短縮し効率的に行う、会議を特定の曜日や時間に集中させるなど、他の業務を阻害しない工夫も必要です。

会議を賢くマネージすることは、経営スピードの向上につながります。改めて会議の在り方を見直してみませんか？